転職活動を進めていく中で、複数の会社の採用面接を受けるのは珍しいことではありませんが、そうした中でさまざまな事情により面接辞退を考えることもあるでしょう。
今回は、転職時の面接辞退のタイミングや方法、注意点についてお伝えしていきます。
1. 面接辞退のタイミング
企業によって面接の回数は異なっており、一次選考や二次選考、最終選考、内定後（顔合わせ）など、面接や面談を辞退するタイミングはさまざまです。しかし、失礼がないようにするためにも、面接日直前の辞退は避けるようにしましょう。
採用担当者は選考の状況に合わせて、日程の調整、資材や備品の準備などの調整を行っているため、応募者が面接を辞退すると再調整が必要です。
そのため、すでに確定している面接には、基本的には参加するべきです。とくに、最終面接では、企業側の役員や社長の時間を確保してしまっているので、社会人として参加することは必須といえるかもしれません。
2. 面接辞退の３つの基本
ただ、やむなく辞退しなければならない時もあるかと思います。
そこで、面接辞退を行う場合の基本的な方法について、まずはご紹介していきます。
基本①. 辞退を決めたらすぐに連絡
面接辞退を決めた時間帯次第ではあるものの基本的には、辞退を決めたタイミングで連絡を入れることが大切です。
連絡するタイミングとしては、営業時間内で始業・昼休憩・終業の時間に被せなければ、いつ連絡しても問題ありません。
基本②. メール・電話どちらでもOK
連絡する方法は、メールでも電話でも可能です。
しかし、相手に対して丁寧に対応したい場合は、まずはメールで連絡し、すぐに電話でフォローしましょう。丁寧にとは言っても、対面で行う必要はありません。また、既に次回面接日が確定している際などには、より一層慎重な対応が必要になります。
基本③. 辞退理由は簡潔に
面接辞退は、「他社から内定が出た」、「今の職場を退職できなくなった」などさまざまな理由で辞退する人がいます。
そのため、先方に失礼のないように言葉遣いに注意していれば、面接辞退の理由を素直に伝えても問題ありません。むしろ、素直に理由を伝えた方が相手は好意的に見てくれるケースもありますが、ストレートに伝えすぎるのは不快感を与えかねないので、注意が必要です。
基本④. エージェントを活用する
ここまで見ていただいて分かる通り、選考の辞退連絡はなかなかセンシティブです。気を遣うべきポイントが多いので、この辺りはエージェントを活用するというやり方があります。
転職エージェントは、選考のプロです。企業の特徴もよく理解しているので、フォローも手厚くやってくれます。もし悩まれる方は、エージェントを活用して応募することをお勧めします。
3. 面接辞退の方法～応用編～
次に、応用編として2つのポイントをご紹介していきます。
基本を押さえた上でこちらの行動ができると、しっかりしていると好意的に受け止めてもらうことができるでしょう。
日程に余裕がない場合は電話
メールでは、相手が開封したかどうか確認できないため、面接/面談予定が近い日程の場合、電話連絡は必ず入れるようにしましょう。なんらかの事情で連絡できない場合は、メールを先に送り、電話できるタイミングで電話を入れるようにすることをおすすめします。
また、当日キャンセルなど日程が近すぎる場合は、企業側の調整がつかず迷惑をかけるため原則NGですが、どうしても辞退する場合は、当日キャンセルでも連絡を入れることが重要になります。
シンプルに・誠実に
言い訳や回りくどい表現は使わず、シンプルに面接辞退、もしくは内定辞退の旨を伝えることが大切です。言い訳などは応募した企業に対する不満とも取られかねないため、要件をシンプルに伝えましょう。
また、面接の機会や実際に時間を割いてもらったことへの感謝を忘れず、誠実な対応を心がける必要がありますが、条件やイメージが違っていたなど辞退理由を正直に伝えることは悪くありません。
4. 面接辞退の理由一覧
面接辞退の理由について、辞退する企業の担当者から聞かれることがあり、そうした場合は基本的には理由を伝えた方が、スムーズに面接辞退を行えます。
面接辞退の理由に関しては、以下の通りです。
①. 他の会社で内定が決まった
この理由の場合、内定した企業名を伝える必要はなく、○○業界ややりたいことができる会社など、内定をいただいたことは、よく聞く辞退理由です。
②. 働けなくなった
介護や持病、他の会社も見たいなど、すぐに働けなくなる理由は人によりさまざまです。
そのため、家庭の事情などで働けなくなったと伝えることも面接辞退の十分な理由となります。
③. 現職に留まることにした
現職と並行して、転職活動を行っていた場合、現職で自身が希望していた部署や勤務地への異動が実現することがあります。
そのような場合、現職残留を選択し、面接辞退をされる方も少なくありません。
④. 条件や社風が合わなかった
面接辞退の理由として、想像していた待遇や風土、仕事内容や求められるポジションが違うことも立派な理由となります。
こうした理由は、応募した企業への批判や不平・不満に捉えられないか心配になる方も少なくありませんが、表現にさえ気をつけていれば、こうした理由でも大丈夫です。
5. 面接辞退の注意点
面接辞退を行う場合に、下記の3つは社会人としてよくないため、絶対にしないように注意が必要です。
無断（ブッチ）
無断での辞退は企業側の負担をムダに増やすだけでなく、企業側からの印象が悪くなるため、同業他社などに応募する際、転職活動に影響を与える可能性があるので避けましょう。
配慮のない言葉
配慮のない言葉はNGです。
辞退理由を聞かれた場合は正直な気持ちを伝えることが大切ですが、何の配慮もせずに正直な気持ちを伝えようとすれば、相手先企業を批判・中傷していると受け取られることがあるので注意が必要です。
何の理由も言わないこと
面接辞退をする際に何の理由も言わずに辞退するのは、相手先企業への失礼な振る舞いとなります。相手企業が納得できる丁寧で誠実な対応を行いましょう。
ただ、選考辞退は非常にセンシティブな行為です。そのため、自身で面接辞退を行うことに抵抗を感じる方は少なくありません。その点、エージェントは本人に代わってすべて対応してくれるので、面接辞退の際は活用することをおすすめします。
6. まとめ
面接辞退は相手方の企業に対して迷惑がかかる行為であるため、決意した場合は速やかにメールや電話で連絡することが大切です。また、面接辞退の理由に関しては、簡潔に説明し、相手企業が納得できるようにするとスムーズです。
その際は、お詫びと感謝を伝えるなど丁寧で誠実な対応が求められます。今回ご紹介してきたポイントや注意点を踏まえつつ、面接辞退を円満に行えるようにしましょう。
