時間に間に合わないとわかった時点でなるべく早く、先方に連絡をいれましょう。その際、まず迷惑をかけたことへの謝罪とキャンセルの理由をきちんと話すこと。後ほど改めてお詫びと再調整のお願いメールを出します。